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目的：MMA主催の合同新入生歓迎イベント参加
期間：4/8(日)予定のイベント当日まで
達成目標:
| 達成度 | 内容 |
| ミニマムサクセス | イベントに参加する |
| フルサクセス | |
| アドバンスドサクセス |
MMAの副部長(?)aru氏より以下のメールが届いた。
TeRes 担当者様
MMAの松宮と申します。
MMAでは現在技術系団体の新入生への宣伝と交流を目的とした、技術系団体の合
同新入生歓迎会を企画しております。
日程は今のところ4/8(日)を予定しております。
内容といたしましては、
・各サークルの簡単な紹介（各団体2～3分ずつ）
・ライトニングトーク
・合同食事会（調布駅近辺のファミリーレストランで行う予定です。）
を予定しております。
現在声をかけているサークルは以下の4団体となります。
・X680x0同好会様
・工学研究部様
・TeRes様
・ロボメカ工房様
（辞書順）
1月中にご返答をお願いします。
※ライトニングトークについて
ライトニングトークとは、一言でいえば簡単なプレゼンテーションのようなもの
です。
12月に東京農工大学のMCCさん主催で行われた交流会にて弊団体部員が行ったラ
イトニングトークの映像のURLを貼らせて頂きます。
参考程度にどうぞ。
http://www.youtube.com/watch?v=w9AfD0jzDA4
http://www.youtube.com/watch?v=bWZUA5bcG2g
http://www.youtube.com/watch?v=ibW2l5KlF4M
当日は「各団体の活動に絡んだもの」をテーマに各団体につき2～3組程度、1組
につき5分程度のライトニングトークを行なっていただきます。
なお新入生への宣伝を目的としていますので、新入生でもわかる内容でお願いし
たいと思います。
担当者各位
Bccにて失礼します。MMAの松宮です。
この度は合同新入生歓迎会に参加表明していただき誠にありがとうございます。
さて、この企画についての各団体代表者の顔合わせと打ち合わせを行います。
2/23(木)14:00～場所は西2-105です。
お手数ですが、各団体より2,3名程代表者の参加をお願いします。
どうしても参加が難しい場合はメールをお願いします。別途で対応いたします。
なお現在
・ライトニングトークの詳細（この時点ではまだライトニングトークをする人
数・テーマ等が決定されていなくても結構です。）
・当日の場所決め、詳細な予定
・宣伝、告知方法
の3点を話し合いたいと考えておりますが、他に話しあうべきことはございませ
んでしょうか？
あればメールにてお願いします。
なお、「あの団体は呼ばないのか？」といったような旨の質問がいくつかござい
ましたが
このような企画をするのは部として、おそらく電通大としてもはじめてですので
規模が把握できない等といった問題が生じます。
したがって申し訳ございませんが、今回はこれ以上の呼びかけについては見送ら
せていただきます。
しかし次もこのような企画がございましたら、前向きに検討させて頂きます。
担当者各位
MMAの藤井です。昨日はお疲れさまでした。
昨日の会議で決定・確認したことをまとめましたのでご確認ください。 要点だけまとめておりますので、すべての記録(昨日スクリーンに写しながら書いていたもの) が必要な方はお申し出ください。
・LTの詳細 1枠5分。順番は各団体がばらけるようにMMAがシャッフルして適当に配置します。 なお、複数のLTにテーマがまたがるなど連続していないと困る場合は個別にMMAに連絡してください。
・当日の流れ 3限開始の時刻に合わせて13:00から開始、目安としては19:00まで。入退場自由。 主催側は10:40に集合して、買出し・設営・新入生の誘導などの準備にあたる。
具体的な流れ 1. 団体紹介(各2、3分) 2. LT(1枠5分、質疑応答3分程度、入れ替え1分程度の見込み。適度に休憩をはさむ) 3. 懇親会
・懇親会について 団体ごとに分かれてではなく、全体で行う。菓子や飲み物を用意。
・費用について 各サークル単位で等分して負担する。 金額については、1サークルあたりの負担上限額1万円でMMAに一任。
・会場について MMAが適当に確保します。候補として挙がったのはB棟1Fの教室、西8-131など。
・各サークルからの参加人数 各サークル最低5人(懇親会を考えるとできるだけ多いに越したことはない)
・宣伝について サークル回りを行う団体はその際に宣伝をお願い致します。 このときは出席意志を聞くことは避けた方がよいとの意見がありました。
配布物による宣伝はそれぞれの団体の裁量で行う。 ただし、以下の内容を必ず含むこと:
タイトル「技術系サークル合同新歓」 日時 場所 参加団体一覧(TeResに関しては「TeRes PG班」と記載すること) 何をやるか
これに関しては、後日MMAからテンプレートを示します。
新歓期中、各団体のブースに来た人たちに参加意志を聞いてみて、参加人数のだいたいの目安とする。 以上
以下補足
※「PG班」という表記は「DTMプロジェクト」「ゲーム企画」などと異なり「PG」として代表するひとつのプロジェクトが現状存在しないため、便宜的にそう表記してもらうことにしました。1年生にも分かりやすいと思うので
※「食事会」は規模がはかりきれないこと、「合同新歓」であることを考え、今回用意して行うのは現実的ではないとして中止。代わりに菓子類を広げての懇親会という形で1年生らと交流する
※各団体最低5名、というのはLTを行う人・行わない人含め。LTを行わない人も参加可です。TeResでLTを行うのはPG班の人になりますが、PG班以外の人でも設営等お手伝いとLT・1年生の様子を見るのに数名参加してくれたらどうかな、と担当のCOMUIは思っています。
※負担上限額1万円、については再度の徴収などの手間を省くために一度そこそこ多めに徴収し、懇親会後残金を等分し返金する形
※MMA主催合同新入生歓迎イベントの費用の一部について、会費からの補助をお願いしたいと思います。総会の賛成多数で可決されて行うイベント参加の費用ですので、可能であれば全額をお願いしたいところです。負担上限額は1万円となっていますが、さすがに1万円はかからない……と会議に参加した各団体のメンバーは予想しています。
※当日朝に集金してイベント後に残額を等分・返金される予定なので、できればイベント前に1万円ないしある程度(5000～8000円程度)の額を預けていただきたいと思っています。超過が出た場合にはその分をイベント後の総会で報告・請求、残額が発生した場合は当然予算へ返金いたします。
捕捉部分文責：COMUI
各位 MMAの松宮です。 合同新歓について二点お知らせがあります。
１．
まずお詫びです。
場所についてですが、昨日施設課で教室を取ろうとしたところ
来年度分の教室予約は30日に開始するとのことでした。
打ち合わせ時に話したテンプレートについては場所に関する項目以外を掲載させ
ていただきますので、チラシ等を作成されるときは『場所』の欄を空欄にしてく
ださい。30日の朝一で予約し、予約完了後早急にメールにて場所を通達させてい
ただきます。
30日では間に合わない団体の方はご連絡をお願いします。対応します。
明らかに当方の確認不足でした。申し訳ございません。
２．
費用（1サークル1万円）はいつ払えばいいのか、という質問がありました。
費用は10:40の集合時に回収させていただきます。
その時間に支払うのが困難であったり、領収書が必要な団体は当日までに連絡を
お願いします。
なお、余剰分の返還については後日（おそらく個別に）させていただきます。
以上です、よろしくお願いします。
各位
MMAの松宮です。お世話になっております。
まず、新歓交流会の教室が決まりましたことをお知らせします。
教室は西8-131となりました。
次に、当日のタイムスケジュールについてお知らせします。
以前決定したとおり、当日は10:40に現地集合し準備を行います。
またこの時に団体紹介とLTの順番をくじ引きで決定したいと思います。
本番のタイムテーブルは以下のようになります。
13:00～13:30 挨拶、代表者による団体紹介
～14:20 LT(5名)
～14:40 休憩
～15:30 LT(5名)
～17:00 懇親会
～17:30 片付け・順次解散
準備・進行具合によっては予定が若干前後する可能性がございます。ご了承ください。
最後に、懇親会のみの参加者がいるとの連絡がありました。
こちらから強制することはできませんが、できる限りLTを聴講した上で懇親会に参加していただきますようよろしくお願いします。
懇親会の参加人数が予想を大きく上回った場合は、なんらかの制限をかける場合がございます。
以上です。よろしくお願いします。
担当者各位
MMAの松宮です。
先日の合同新歓は皆様のご協力のお陰で無事に終了することができました。
改めて感謝させていただきます。ありがとうございました。そして、お疲れさまでした。
さて、今回の合同新歓においては足りないところが数多くあったと思います。
そこで、各団体代表者による振り返りミーティングを行いたいと思います。
場所はまだ未定ですが、26日(木)の6限～7限を予定しております。
お手数ではありますが、各自のミーティングにて反省点等をまとめておいてください。
以下のように分類して反省点をまとめていきたいと考えておりますので、
各自ミーティングの参考としていただけますと幸いです。
1.当日までの流れ・連絡・打ち合わせに関して
2.当日の準備に関して（買い出し以外）
3.買い出しに関して
4.団体紹介とLTの進行等に関して
5.懇親会に関して
6.片付けに関して
7.その他、全体的な流れ等に関して
なおこの反省会にて参加費の余剰分を返却したいと思います。
以上です。よろしくおねがいします。
= 合同新歓振り返り = 2012年4月26日 西2-105にて開催
== 当日までの流れ・連絡・打ち合わせ ==
* 当日必要なものはMMA部室に予め用意しておくべきだった * 打ち合わせは複数回。１回でイベントを開催するという考えは甘い。 * 依存関係で議論がループするということはまずないだろう。 * 積極的に複数回打ち合わせを開催するべき。 * ３回ぐらい打ち合わせはするべき。直前に１回は必ず必要ではないか。当日に議論するのは議論の結果を全員が把握することが難しいので危険。
== 当日の準備 ==
* 昼食を摂る時間がなかった。特に誘導の人間。開始時間を遅らせるのは難しいので準備時間に食べるしかないか。 * 事前に食事の時間なども決めておくべきだった * 座席の割り当て、LT順番、誘導のたつ場所、各サークルの出せる人数の把握が必要だった。 * MMA側で当日やるべきことのリストを作っておくべきだった * 各サークル目立つ服装を用意するように伝えるべきだった。腕章など。 * 電通大腕章は課外で借りられる模様。 * 誘導の人向けのプラカード的な分かりやすいものが必要だったのでは。結局ピカジャケだけが目印だった。 * 当日のリハーサルが出来なかった。LTのリハをするのは在校生が暇になる？ * 在校生が楽しむものではなくて新入生が楽しむものであるので、新入生のことを最優先に考えるべき。 * LT参加側も不安なので全体通しての流れの確認は必要。 * LTのスライドの用意などを１台のPCに集約したほうが入れ替わりが短くできるのでは。少なくともサークルごとにまとめておくぐらいは可能か。
== 買い出し ==
* お菓子類が足りなかった * 2回買い出しに行ってもお菓子が足りなかった * 飲み物が重いので買い出しにもう少し人数が必要、台車の利用 * 当日買い出しをするなら運搬用に自転車の確保が必要 * 飲み物お菓子類も前日に用意しておくという手もあるか。それほど冷えている必要もないのでは。 * 教室は本来飲食禁止なので食べこぼしが少ない物が良い。ホームパイなどはアウト。事前に箒などの準備が必要。 * 懇親会の参加人数は在校生含め１００人程度だったか * 懇親会前に帰ってしまった人がそれなりに居た模様。１２０?１３０人程度の参加者が居た模様。 * MMAの想像以上に人数が来たのでお菓子などの数量の把握ができなかった。 * ある程度人数別のプラン（何人来たらどう対応するかなど）を立てておいて挑むと、心構えができる。
== 団体紹介LTの進行について ==
* LTの時、最初にドラ娘を募集するべきだったのに、忘れていて2回目からになってしまった。 * ドラ娘募集はOSCで行われているので参考にした。 * どのサークルの人が今LTをやっているのかがわかりにくいので、分かりやすい表示が必要か。 * マイクが必要だったか。課外で借りれる模様。発表者がマイク無しでできるならそれが望ましい。用意しておくに越したことはない。 * 司会がLTをしてしまうのかどうなのかという意見。実際の勉強会でLT兼司会をやっていることもある。 * 事前の話し合いで、細かいところまで進行を話し合っておくべきだったか。当日何があるかわからないので司会の裁量も必要か。 中間案。 * 1年生にLTについて聞いたら「よくわからなかった」という声があった。結局サークルが何をしているのかがわかりにくかったという1年生の意見が見られた。 * 1年生の感想を聞いておくべきだったか。アンケートなど。 * LTの質問時間がなかった。LTごとではなくてサークルごとに質問時間を設けるべきか。 * LTの時間をサークル全体で何分という風にしておけば、各サークルで自由に時間が使えていいのでは。
== 懇親会 ==
* X68をドアの側に押し込めてしまったのは良くなかったのでは。窓際の方がよかったか。 * 区画の割り方を、縦４分割ではなくて田の字型にするべきだったのでは。 * 均等な分け方ではなくてサークルの人数によって自由に席を分けるべきだったか。 * 在校生の荷物の置き場所はちゃんと決めて集めておくべきだった。 * 飲み物の分配が難しかった。うまく行き渡らず余ってしまった。 * 紙コップが足りなかった。 * 紙コップだけをLTが終わった直後に座ったまま配布するべきだったか。 * 乾杯は必要だったのか？->"合同"なので必要なのではないか。 * 懇親会の締めをビシッと決めるべきだった。一本締め等？ * 隣の教室も使えたのでは？->ばらけさせるのは新入生に良くないという意見が事前にあったので使わなかった。教室間の移動が困難、収拾がつけにくい。荷物部屋には使えるか。
== 片付け ==
* 雨の日だと傘の忘れ物などが予想されるので要アナウンス * 終わりが近づいたら掃除用具の準備を * 事前に掃除についての割り振りもしておくべきだった * 教室内で大きなゴミ袋を用意してこちらで処分するべきだったか（分別ができない可能性がある） * 1年生が片付けてくれた部分もあった。
== 全体的な流れ ==
* 記録係が居なかった * 参加人数のカウントが必要だったか * 休憩時間に懇親会に出る人数を確認してから買い出しに行くべきだったか * 西8のトイレに行くための通路に鍵がかかっていたので、事前確認が必要。 * Ustreamでの配信を検討するべきか。TL上でUstreamに関する声があった。 * 予想以上に多くの人数が集まって良かった * 技術系という言い方に語弊があるのではないか * これ以上の規模にするかはわからない。 * 無線部を誘わなかったのはもともと眼中に無かったわけではない。 * 休み時間での新入生への声掛けが必要（暇そうな新入生がみられた） * 在校生の区別がつかないので名札などが必要だったか
== その他 ==
* 合同新歓のLOGOなどがあったら良かったか * 次回以降、各サークルで主催を回していくと良いのでは（企画運営の良い経験になる） * 合同新歓のサイトなども必要か * 半年ぐらい前から準備が必要か * 次回もやるなら第１回の会議まではMMAが主催してほしい。 * 次回の連絡は後期始まったぐらいか（10月頃）
2/23会議参加メンバー
歓迎会参加メンバー
ライトニングトークメンバー
